Já pensou bem na proporção do tempo que despende com trabalho administrativo versus tarefas estratégicas de recursos humanos? E no que ganharia se grande parte do primeiro fosse automatizada e realizada pela própria equipa? E se pudesse dedicar as horas do seu dia a planear e a implementar o que de facto traz valor acrescentado à empresa? É esse o papel de um software de self-service de RH: colaboradores mais autónomos, chefias mais ágeis e departamentos de recursos humanos mais focados na gestão estratégica.
Em qualquer organização, as pessoas são o ativo mais importante. Como tal, e como o próprio nome indica, o departamento de Recursos Humanos desempenha um papel crítico na atração e retenção do talento certo; na sua contínua motivação, valorização e satisfação profissional; na gestão do seu desempenho; na definição e coordenação dos processos e políticas; e no fornecimento de indicadores e orientação à administração. Recursos humanos bem geridos são mais produtivos e eficientes, com ganhos claros para todos: empresa, colaboradores, clientes e parceiros.
A implementação de um software de self-service de RH representa uma ajuda preciosa para que o departamento de RH consiga focar-se em todos os aspetos mencionados e não em atividades burocráticas que, apesar de terem obrigatoriamente de ser realizadas, não podem exigir tanto tempo e recursos.
Resumimos neste artigo algumas características que tornam então um software de self-service de RH ideal para a sua empresa:
Centralização da gestão dos processos administrativos
O departamento de recursos humanos é diariamente inundado com inúmeros pedidos oriundos de diferentes meios, o que dificulta a resposta, impossibilita o foco e limita a produtividade. Com um software de self-service de RH, os processos ficam estruturados numa única plataforma web partilhada por toda a organização e disponível de acordo com os perfis definidos a partir de qualquer equipamento com ligação à internet (computador, tablet ou smartphone). Ou seja, deixa de haver necessidade de interpelar e exigir tempo ao departamento de RH sobre uma série de questões burocráticas.
Por exemplo, no que respeita ao desgastante processo de gestão de despesas, os colaboradores já não precisam de acumular recibos para entregar no departamento de RH, que daria depois seguimento com todo o trabalho moroso e manual que isso acarreta. Registam eles próprios no seu PC ou dispositivo móvel, tiram uma fotografia ao documento, carregam-no para a aplicação e associam-no à despesa, indo de imediato para aprovação. E como este processo vai muito além do registo, é também assegurado o controlo automático de limites de despesas; o tratamento de reembolsos, adiantamentos e cartões de crédito; a reconciliação bancária e encontro de contas automáticos no software de gestão existente (ERP); a inserção de despesas em múltiplas moedas; o controlo do estado; e os dashboards com análises sobre montantes e origem das despesas.
Informação sempre atualizada e disponível a todos, sem esforço
Com um software de self-service de RH, deixa também de ser necessário dedicar recursos a tarefas como alterações de dados pessoais dos colaboradores, marcação de férias, envio de recibos de vencimento e declarações, registos de ausências ou horas extras, envio de notificações sobre consultas de Segurança e Higiene no Trabalho ou ações de formação. Tudo isto é gerido na aplicação pelo próprio colaborador, com os devidos workflows de aprovação (a cada processo estão associadas regras, parâmetros e um sistema de notificações) e integração automática no software de gestão.
Onde quer que os colaboradores se encontrem, podem rapidamente aceder, atualizar e interagir com a organização sem qualquer constrangimento por se encontrarem fora do escritório ou por integrarem outra geografia.
Muito importante é a facilidade de utilização por todos os membros da equipa, independentemente dos seus conhecimentos técnicos. Uma interface amigável, intuitiva e apelativa fomenta fortemente a adoção e aumenta a satisfação pela autonomia ganha.
Simplificação e melhoria do trabalho dos gestores de equipa
Os gestores de equipa são outro grupo que beneficia em muito de um software de self-service de RH ao ganharem tempo para se dedicarem efetivamente a gerir e a potenciar a capacidade dos colaboradores que lideram, em vez de se preocuparem com tarefas administrativas. A tomada de decisão e os processos de aprovação da sua responsabilidade tornam-se mais eficientes, simples e rápidos. Por exemplo, é extremamente fácil terem uma visão geral das férias, ausências e horas extras da sua equipa, bem como simularem o impacto de alterações nos vencimentos ou de novas contratações.
Aproveite ao máximo o precioso tempo e conhecimento do seu departamento de RH para gerar valor, e conte com estas e muitas outras características associadas a um software de self-service de RH para fazer o resto. Finalmente, vai conseguir o que qualquer departamento de RH ambiciona: dedicar-se muitíssimo mais a iniciativas estratégicas do que operacionais. Bom demais para ser verdade? A surpresa será ainda maior quando vir o OMNIA Employee em ação. Peça hoje mesmo uma demonstração e ganhe agilidade transversal a toda a organização.
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