Dicas para garantir 100% de user adoption nos seus projetos tecnológicos

Ao avançar com a implementação de uma nova solução tecnológica, existe a natural convicção de que esse investimento trará benefícios claros para o negócio, nomeadamente o aumento da eficiência, da produtividade e da competitividade. No entanto, há que ter presente que de nada vale ter sofisticados recursos tecnológicos se não estiverem adaptados à realidade específica de cada organização e se os futuros utilizadores não compreenderem o seu valor, não aproveitarem todo o seu potencial ou fizerem um uso inadequado. Ou seja, se não houver 100% de user adoption.

Para que o ROI de uma aposta desta natureza seja compensador, a tecnologia deverá estar completamente alinhada com o negócio, ser assumida como uma mais valia por quem efetivamente a utiliza, e ser aplicada de forma eficaz aos processos de trabalho diários. E, para tal, é necessário que os utilizadores a conheçam perfeitamente e vejam nela um facilitador e não um entrave ao seu desempenho.

A resistência à mudança é um tema sobejamente conhecido de todos nós. Então como conseguir 100% de user adoption nos seus projetos tecnológicos?

Todos os stakeholders alinhados

Os primeiros passos para que a adoção da tecnologia seja bem-sucedida devem ser dados ainda antes do projeto arrancar. Um levantamento de necessidades não pode por isso deixar de incluir os futuros utilizadores, uma vez que serão eles os principais agentes da mudança que será protagonizada pelos novos recursos tecnológicos. É necessário envolver os stakeholders de todas as áreas de negócio abarcadas, ouvir as suas necessidades, “dores” e expetativas. Quanto mais conhecedores e participativos forem em todo o processo, maiores hipóteses existem do projeto cumprir a sua razão de ser.

Ao terem a perfeita noção de onde estão e para onde vão, do que está mal e como pode ficar bem, os utilizadores sentem-se envolvidos e motivados, contribuindo também positivamente para que os requisitos sejam corretamente definidos logo de início. Neste ponto é importante ter presente o papel dos lideres das equipas, que funcionarão como elos essenciais na comunicação entre a gestão de topo e os utilizadores, mantendo um fluxo de partilha de informação ativo e bidirecional.

Para garantir o máximo de user adoption, os futuros utilizadores da solução devem ser envolvidos no projeto desde a primeira hora e saberem:

• Os porquês da implementação da nova solução e os objetivos a alcançar
• Que problemas irá solucionar
• Que desafios e mudanças trará para cada utilizador
• Que benefícios tocarão diretamente os utilizadores, os seus processos e atividade diária
• Quais as vantagens para a organização
• Quanto tempo demora a implementação e quais as suas fases
• Como será gerida a transição e a respetiva passagem de conhecimento

Implementações big bang não recomendadas

No projeto de implementação, há também cuidados a ter para que a organização não se desvie dos objetivos. Não tentar fazer tudo de uma vez é uma regra de ouro para não deixar que o caos se instale. Uma implementação faseada permitirá aos utilizadores apreenderem as novidades tecnológicas, concentrando-se na integração destas com os processos de negócio que têm entre mãos diariamente. É necessário que os utilizadores interiorizem a mudança e a vejam como algo realmente positivo. Por outro lado, a recolha regular de feedback ao longo do projeto permite facilmente ir incorporando as melhorias necessárias.

A formação é um ponto que não pode ser negligenciando. Por mais user friendly que sejam as soluções, é fundamental saber como aproveitar ao máximo as suas potencialidades e esclarecer todas as questões para que não se formem resistências. A análise e discussão conjunta dos vários cenários de utilização da solução faz mesmo a diferença.

Considerar todos os inputs dos utilizadores e manter sempre uma via de comunicação aberta. Quem utiliza é quem melhor conhece a solução:

• Assegurar a transparência e a comunicação em cada fase da implementação
• Mostrar que o feedback dos utilizadores é importante e tido em conta
• Estabelecer a regularidade das ações de formação que forem necessárias

Parcerias estratégicas com valor acrescentado

Como é lógico, o parceiro tecnológico tem também um importante papel no processo de garantir 100% de user adoption e deverá ele próprio incentivar e alertar para a necessidade de envolvimento dos utilizadores desde o início. Aliás, é de todo o seu interesse que isso aconteça e estar totalmente comprometido com o sucesso do projeto, pois caso contrário é sinal que falhou rotundamente. É essencial que tenha capacidade de customizar a solução de acordo com os requisitos identificados, bem como capacidade de resposta e de entendimento do negócio para ir incorporando o feedback recebido.

Além da reunião de arranque do projeto com o grupo definido e o respetivo plano de trabalhos, deverá promover encontros regulares de apresentação do seu andamento (mostrar o que está feito) para recolha e consideração de inputs. Na fase de conclusão, deverá efetuar a apresentação final, garantir o apoio e acompanhamento à entrada em produção, a formação, a passagem de conhecimento, o suporte e a manutenção.

Um parceiro tem de:

• Compreender o negócio e ser capaz de customizar a solução de acordo com a especificidade de cada organização
• Estar disponível e ser ágil na inserção de novos inputs ao longo do projeto
• Supervisionar os timings do projeto e as expetativas dos utilizadores
• Estar no terreno e na pole position de cada fase do projeto
• Ouvir sempre o que têm a dizer os utilizadores, fazendo o respetivo reporting
• Antecipar constrangimentos e encontrar soluções rápidas e transparentes
• Perante a conclusão do projeto, entregar todo o know how adquirido, na forma de formações, documentação ou suporte à utilização

Todos a bordo para o take off

Utilizadores satisfeitos são o trunfo de qualquer projeto tecnológico e por isso esse facto deve ser divulgado por toda a organização, elevando-se o orgulho das equipas e a visibilidade da sua participação na evolução tecnológica. É realmente importante dar a conhecer as vitórias alcançadas no decorrer do projeto e, desta forma, abrir o caminho para mais projetos de modernização.

Planear uma iniciativa que assinale o fim do projeto é uma forma de motivar os utilizadores para novos desafios e deve:

• Assegurar a presença transversal dos utilizadores
• A gestão de topo deve falar do sucesso do projeto e sublinhar a importância do contributo e da participação de todos
• Devem ser apresentados exemplos reais dos ganhos imediatos obtidos com o projeto

O sucesso é contagioso e é por isso que a gestão de topo deve ter sempre o cuidado de conhecer bem a realidade da organização e envolver todos os stakeholders nos projetos de inovação tecnológica, procurando sempre dar visibilidade aos ganhos e à colaboração de cada utilizador/equipa para esses mesmos ganhos. Desta forma, a gestão não só está a garantir que se tira o máximo proveito das potencialidades da nova solução e que ela responde exatamente ao que era pretendido, como o ROI é mais facilmente/rapidamente alcançado.

A INOVFLOW está totalmente alinhada com estas boas práticas para garantir 100% de user adoption. Conte connosco se precisar de um parceiro proativo e com competências para customizar soluções, que fomente uma relação próxima e personalizada, com especial atenção aos resultados para o negócio e à satisfação contínua de quem efetivamente retira valor da tecnologia: os seus utilizadores.

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