A uniformização de processos por via da tecnologia continua a marcar a transformação digital das organizações, sendo a desburocratização e a simplificação dois dos muitos objetivos perseguidos neste tipo de projeto, principalmente quando estão em causa serviços fiscais. No dia 1 de julho de 2017 as aplicações de faturação e de contabilidade voltam a ser melhoradas, com vista a agilizar os processos de comunicação com a Autoridade Tributária e Aduaneira. Desta forma, todas as entidades devem estar aptas para gerar e facultar à Autoridade Tributária e Aduaneira o ficheiro normalizado de auditoria SAF-T (PT) na sua nova estrutura, quer na perspetiva contabilística quer na perspetiva de faturação.
Na prática entram em vigor as alterações da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro de 2016, que impõe a introdução de campos novos e a reorganização da tabela de códigos de contas do ficheiro SAF-T, incluindo ainda as Taxonomias, ou seja, um novo conjunto de classificações com impacto na contabilidade.
Qual o objetivo da nova alteração legal na estrutura do ficheiro SAF-T?
Pretende-se simplificar e automatizar o preenchimento dos Anexos A e I da IES de 2017 a submeter em 2018, que se prevê já venham pré-preenchidos ou pré-validados com a informação submetida via SAF-T. Além disso, os serviços de inspeção tributária poderão realizar uma análise mais abrangente à contabilidade das empresas. Por fim, torna obrigatória a adoção de programas informáticos para organização da contabilidade e apresentação do plano de contas, já que só assim se poderá cumprir com a exportação do novo ficheiro SAF-T.
Mais e melhor informação
As alterações à estrutura do ficheiro SAF-T são obrigatórias para todas as empresas com sede ou estabelecimento estável em território português, que têm de passar a gerar o ficheiro segundo as novas regras. A versão 1.04 do SAF-T exige a evolução dos softwares de faturação, já que na versão1.03 a estrutura de dados era insuficiente para uma completa compreensão e controlo da informação relativa à contabilidade, em virtude da flexibilidade existente na utilização das contas pelas diferentes entidades.
Quais os novos documentos a ser incluídos no novo SAF-T?
As novas regras mandam que, para além da informação já prevista, o SAF-T passe a integrar os denominados Working Documents – como por exemplo notas de encomenda, orçamentos, pró-formas, guias de consignação e fichas de serviço. Depois de estarem fechados e incluídos no SAF-T, deixa de poder editá-los e anulá-los (a não ser que cumpram todos os requisitos necessários, tal como já acontece com as faturas, por exemplo).
Contabilidade mais organizada
No caso do software de contabilidade, as mudanças envolvem novas taxonomias, ou seja, tabelas de correspondência que permitem a caracterização das contas de acordo com o normativo contabilístico utilizado pelos diferentes sujeitos passivos, simplificando o preenchimento dos Anexos A e I da IES, nomeadamente com basa no pré-preenchimento.
As Taxonomias em termos de representação no ficheiro SAF-T poderão assumir as seguintes tipologias:
- S (647 Códigos) – Referencial contabilístico de SNC Base e NICs
- M (347 Códigos) – Referencial contabilístico SNC Microentidades
- O – Entidades do Setor Não Lucrativo, Entidades Bancárias e Entidades do Setor Segurador
Todos os registos contabilísticos desde 1 de janeiro de 2017 têm obrigatoriamente de ter associado o código da taxonomia em cada conta, de acordo com a tabela de correspondência para cada conta agregadora prevista nos Anexos II (Taxonomia S – SNC base e Normas Internacionais de Contabilidade) e III (Taxonomia M – SNC Microentidades) da Portaria 302/2016.
Para apoiar, acelerar e automatizar o alinhamento dos planos de contas com os novos planos de taxonomias, o software PRIMAVERA disponibiliza:
| – Um novo plano alternativo predefinido – TAX – cuja estrutura representa a tabela de Taxonomias aplicável a cada empresa de acordo com o referencial contabilístico na funcionalidade Planos Alternativos. – Uma opção nova em Parâmetros do Exercício, no Administrador, onde vai poder definir o Referencial Contabilístico aplicável a cada empresa. Note que a atualização da aplicação irá preencher esta opção automaticamente com base na estrutura do plano de contas do exercício existente na base de dados. Recomenda-se que valide esta opção de forma a garantir que está preenchida com o referencial que abrange a empresa. – O plano de Taxonomias – SNC BASE ou Microentidades – que será sugerido automaticamente com base no referencial contabilístico definido nos parâmetros do exercício. – Uma nova funcionalidade – Máscaras de Planos Alternativos – que permite aos utilizadores gerir a associação da Taxonomia à conta do Plano de Contas. – As operações – Validar Contas sem Plano Alternativo, Validar Máscaras do Plano Alternativo e Repor Taxonomias de Sistema – com o objetivo de diminuir o esforço do utilizador a garantir que as Taxonomias estão de acordo com o esperado. Estas validações estão disponíveis na opção Contexto, no formulário de Máscaras do Plano Alternativo e são úteis não só para o Plano Alternativo que representa as Taxonomias, mas também para qualquer plano alternativo presente no sistema. – Uma nova operação – Recodificação de Contas – na funcionalidade Outros Utilitários, presente no Administrador, que permite recodificar contas do plano. Esta operação, com base na indicação de um prefixo de contas a recodificar e do novo prefixo que essas contas vão adotar, recodifica de uma só vez um conjunto alargado de contas transferindo os seus movimentos e principais configurações – Duas novas operações em lote – Repor máscaras de sistema e Importar Plano – a pensar nos escritórios de contabilidade que possuem um elevado número de empresas que partilham a mesma estrutura de plano de contas e em que há a necessidade de replicar por um ou por várias bases de dados as configurações relativas às Taxonomias. Assim, de uma forma simples, é possível disseminar/replicar as definições dos planos alternativos e respetivas máscaras. Estas operações encontram-se no módulo de Gabinetes, na funcionalidade Operações em Lote. |
Relativamente ao novo ficheiro SAF-T, o software PRIMAVERA:
| – Acrescentou os campos novos legalmente exigidos e reorganizou a tabela de códigos de contas para cumprir com as disposições legais; – Nos documentos do tipo Working Documents tornou obrigatório o preenchimento da designação fiscal e possível a sua exportação para o SAF-T de auditoria; – Passou também a exportar para o SAF-T a seguinte informação: > O código de isenção para as Taxas de IVA isentas; > Os números de série presentes nos documentos a enviar para o SAF-T; > As taxas de câmbio, nas situações em que é utilizada mais do que uma moeda; > O montante do desconto quando efetuado. |
O que acontece se não atualizar o software?
A não submissão da informação correta poderá valer às empresas, além das penalizações previstas na lei, erros no pré-preenchimento automático do Anexo A e/ou I do IES.
Se o seu software não estiver preparado ou se precisar de qualquer apoio na implementação destas atualizações, entre em contacto e conte connosco como PRIMAVERA Premium Partner.
Rui Pires
Project Manager
INOVFLOW
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