A sua empresa tem um budget de TI definido anualmente? A sua correta definição e alocação é o primeiro passo para garantir que a tecnologia está efetivamente ao serviço e alinhada com o negócio. Todos concordamos que a inovação, a capacidade de adaptação, a qualificação digital e a otimização de processos precisam de ser uma aposta contínua. Mas a que preço, nomeadamente para as PMEs?
Existem algumas boas práticas que permitem tirar melhor partido do budget de TI e é sobre elas que nos focamos neste artigo.
#1 O céu é o limite – o poder da cloud
Antes de mais, é importante planear bem o seu budget de TI anual, tendo em conta se será essencialmente para manutenção e melhorias/adaptações específicas ao que já existe, ou se também vai abarcar novos projetos estruturantes. Numa ou noutra situação há sempre formas de fazer rendê-lo.
Um exemplo claro é com a migração para a cloud. Apesar de muitos outros conceitos terem ganho preponderância nas últimas décadas, o de cloud computing apresenta-se sem dúvida como um dos mais impactantes.
Optando pelo modelo de cloud computing o budget de TI é otimizado porque deixa de se preocupar com a aquisição, manutenção e atualização de servidores, licenças de software, equipamentos de rede e espaço de armazenamento para construir e escalar o seu ambiente de TI. Passa de um modelo rígido e mais oneroso para um modelo flexível e mais económico, em que só paga o que efetivamente utiliza e precisa a cada momento.
#2 Na partilha é que está o ganho – o poder do outsourcing
Outra boa forma de otimizar o seu budget de TI é optar pelo outsourcing de algumas áreas. O custo fixo transforma-se em custo variável e adaptável, tendo acesso a competências de excelência sem necessidade de manter uma vasta equipa interna dedicada – isto aplica-se desde o suporte, à consultoria, implementação, segurança e manutenção de soluções. Se conseguir as sinergias de um interlocutor tecnológico único melhor ainda. Deste modo evita uma extensa lista de fornecedores que será não só mais complicada de gerir como também mais dispendiosa. As vantagens do outsourcing incluem assim:
- Otimização de recursos – alocação a tarefas mais estratégicas
- Rentabilidade – menos custos fixos com a equipa e a tecnologia
- Qualidade – know-how e experiência de quem lida diariamente com diferentes desafios
- Agilidade – capacidade de resposta de acordo com os níveis de serviço contratados
- Escalabilidade – flexibilidade para se dimensionar, acompanhando a evolução do mercado e da empresa
- Otimização de processos – manutenção e melhoria contínua da estrutura de TI
- Atualização tecnológica, legal e fiscal – garantia das versões mais recentes, segurança, integração, compatibilidade e cumprimento de requisitos legais/fiscais
- Facilitador da atividade – área de TI deixa de ser um gerador de problemas para passar a ser uma verdadeira aliada ao serviço do crescimento do negócio
- Cobertura – todo o parque informático da empresa fica sob atenta vigilância: hardware e software
#3 Entrar em modo renting
O renting informático é uma via alternativa à compra (o investimento fica divido por determinado nº de meses, sem entrada inicial) que permite obter o melhor de dois mundos: apostar na inovação tecnológica (software/hardware) e manter liquidez. Os benefícios em termos de otimização do budget de TI, neste caso, passam por:
- Não ser necessário alocar recursos financeiros imediatos que podem ser críticos noutras rúbricas da atividade;
- Saber sempre com o que se conta já que o valor mensal a pagar fica acordado à partida entre o cliente e o fornecedor do serviço de renting;
- Poder contar com apoio técnico permanente de uma empresa especializada e upgrades garantidos sempre que necessário;
- Os contratos de renting são 100% dedutíveis em sede de IRC. Todas as rendas são dedutíveis como despesas operacionais e não estão sujeitas ao imposto de selo sobre os juros e abertura de crédito. Geralmente, o IVA é dedutível e quando não é, tem ainda assim um menor impacto na tesouraria, uma vez que o pagamento é distribuído pelo contrato.
#4 Integrar é palavra de ordem
A modernização tecnológica não significa “deitar fora” tudo o que já existe. No sentido de otimizar o seu budget de TI, a opção pode e deve passar pela integração e maximização dos sistemas atuais, eliminando silos e aproveitando todo o legado que a empresa foi construindo ao longo do tempo.
O recurso a APIs (Application Programming Interface) é uma solução. Pelo facto de assegurarem a comunicação entre tecnologias distintas, não só promovem a partilha de serviços e evitam a duplicação de trabalho, como também permitem escalar, acelerar e transformar os processos de negócio, facilitando a inovação, mitigando as barreiras/resistências à mudança e aproveitando o investimento já realizado.
Em jeito de balanço…
São vários os caminhos que pode seguir para otimizar o seu budget de TI. A direção certa depende de cada organização e da análise que faça às suas necessidades, constrangimentos, objetivos e metas futuras – tendo sempre em atenção a criticidade de alinhar a estratégia com a tecnologia para que esta cumpra o seu papel primordial: ser um facilitador e acelerador do crescimento do negócio.
É igualmente importante evitar os erros mais comuns: não adequar o IT à evolução do negócio, manter equipamentos e software obsoletos, não investir na formação das equipas, e não recolher feedback e inputs dos utilizadores.
Independentemente de tudo, há uma certeza inquestionável: contar com um parceiro tecnológico com competências a 360º (não apenas técnicas, mas consultivas) é meio caminho andado para o sucesso. Pela forma como temos ajudado inúmeros clientes nesta jornada, acreditamos que a Inovflow tem o know-how e a experiência para ser esse parceiro. Conte com a nossa abordagem próxima, personalizada e proativa para obter o máximo do seu budget de TI!
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Duarte Silva
IT Business Manager
INOVFLOW
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