Melhorar a produtividade é um objetivo permanente de qualquer empresa, ou não fosse este um elemento crítico no sucesso do negócio e um reflexo claro de que os recursos disponíveis estão a ser usados de forma eficiente e gerando o melhor retorno.
Mas o que influencia afinal a produtividade no trabalho?
Podemos dizer que há dois grandes grupos de fatores: as ferramentas e condições de trabalho que a empresa disponibiliza, e razões de ordem pessoal, como a capacidade de organização e planeamento, a motivação, entre outras.
Melhorar a produtividade passa por agir sobre ambos os fatores e não é preciso reinventar a roda para alcançar resultados que impactem diretamente a rentabilidade, criem um ambiente recompensante e tornem os colaboradores mais felizes.
Hoje deixamos-lhe 10 recomendações que podem ajudar, com uma nota de rodapé comum a todas elas: dê o exemplo e adote para si as boas práticas que podem tornar o trabalho diário dos colaboradores mais produtivo.
1. Definir prioridades e manter o foco no mais importante
Um dos maiores inimigos da eficiência é tentar “apagar todos os fogos” ao mesmo tempo.
Começar a semana listando tarefas, fazendo uma estimativa do tempo que cada uma levará a ser cumprida e definindo prioridades é uma forma de organizar ideias e orientar esforços para o que mais interessa. Use-a e dissemina-a pelos colaboradores.
2. Planear o trabalho semanal
Com as prioridades alinhadas é mais fácil planear o trabalho para cada dia, de preferência privilegiando um encadeamento suave de tarefas, que aproxime atividades semelhantes e com o mesmo mindset.
Ferramentas que usamos no dia-a-dia, como o Outlook, podem dar uma ajuda preciosa para aumentar a produtividade neste campo, através do calendário, dos lembretes ou da notificação direta de outros participantes num determinado evento, sem sair do lugar.
Certifique-se que os colaboradores sabem tirar partido destas ferramentas.
3. É mesmo preciso fazer uma reunião?
Já calculou o tempo e custo gastos por semana com reuniões? Quantas podiam resolver-se com um telefonema ou com um email?
Mesmo para situações que exigem uma interação mais próxima não faltam ferramentas digitais que aceleram e otimizam o processo.
O Microsoft Teams, uma solução de colaboração que inclui chat e videoconferência altamente fiável e fácil de usar, é um bom exemplo.
Junta interlocutores à distância, permite partilhar apresentações, inserir ficheiros, trabalhar com aplicações empresariais, enviar mensagens instantâneas e assegurar ao mesmo tempo a segurança da informação.
Esta ferramenta, que faz parte do Office 365 também é excelente para aproximar e facilitar o trabalho de equipas remotas, criando um espaço comum acessível por todos em qualquer altura, lugar e dispositivo.
4. Fazer da empresa um livro aberto, escrito por todos
As empresas que conseguem envolver verdadeiramente os colaboradores no projeto são mais produtivas e há muitas formas de trabalhar este compromisso.
Fomentar a partilha e a troca de ideias são sem dúvida aspetos importantes, tal como manter uma comunicação frequente e transparente sobre a estratégia da empresa.
Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar. Uma intranet é um espaço privilegiado para comunicar, interagir e partilhar documentos que agilizem o trabalho das equipas, mas também para receber ideias e contributos.
5. Trabalhar em mobilidade faz a diferença
No ambiente de trabalho moderno é fundamental conseguir trabalhar fora ou dentro do escritório com a mesma facilidade e agilidade.
Hoje em dia qualquer investimento tecnológico tem que ter isto em consideração.
Capacitar as equipas e fomentar a sua produtividade implica conseguirem exercer de forma eficiente as suas funções onde quer que estejam.
Desde o software de gestão, ao CRM, aplicações de field service, recursos humanos ou logística, devem proporcionar as mesmas funcionalidades e experiência de utilização independentemente do equipamento de acesso.
Aqui é muito importante a questão da segurança dos dados corporativos e a adequada gestão de perfis, e é para garanti-las de forma ágil que existem ferramentas como o Enterprise Mobility Management da Sophos.
6. Manter o local de trabalho organizado
Há quem diga que se orienta melhor no meio da desorganização, mas não é o que defendem os especialistas.
A arrumação e a limpeza do espaço influenciam positivamente o ambiente de trabalho.
Imprimir apenas o que realmente é preciso e arrumar todos os documentos que chegam à secretária nas pastas ou gavetas de destino são formas de fugir ao caos e bons exemplos para dar aos colaboradores. Não se esqueça deles.
7. O espaço digital também precisa de organização
A organização não pode ficar pelo espaço físico, quando trabalhamos maioritariamente num espaço digital.
As ferramentas de trabalho colaborativas, acessíveis a partir da cloud, não são apenas uma forma de dinamizar o trabalho em equipa, o que só por si é um forte impulso para melhorar a produtividade.
Ao permitirem que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ou guardem ficheiros na mesma conta do OneDrive dispensam a criação de múltiplas versões e outras tantas pastas para os guardar em localizações dispersas e muitas vezes apenas acessíveis pelo próprio.
A partilha de conhecimento cria sinergias fundamentais para a evolução de todos como equipa.
8. Automatização de processos
Pense nas atividades mais desgastantes, consumidoras de tempo e propensas a erro humano na sua empresa.
Sabia que grande parte delas pode ser automatizada com fortes ganhos em termos de produtividade e foco no que realmente importa?
Desde um portal de compras para gerir centralmente as respetivas tarefas até um portal de recursos humanos para desmaterializar atividades administrativas e dar autonomia aos colaboradores a partir de uma única plataforma, ou desenvolver rapidamente fluxos de trabalho à medida e converter processos de negócio em aplicações de gestão.
9. Definir prazos e metas para aumentar o foco nos resultados
A disciplina é importante em tudo o que fazemos na vida. Seguir um guião, com limites definidos não deve ser encarado como um bloqueio à criatividade, mas como uma bússola para manter o caminho certo até ao destino.
Tente incutir este espírito na empresa, com metas realistas e possíveis de cumprir, para que os colaboradores as assimilem como uma forma de manter o foco e treinar a capacidade de centrar atenções no que realmente interessa.
Experimente-a também nas suas tarefas e, mais uma vez, ensine pelo exemplo para melhorar a produtividade geral.
10. Pausas estratégicas para dias mais produtivos
Entrar na empresa às 8h e só sair da frente do ecrã ao final do dia pode não ser a forma mais produtiva de aproveitar o tempo.
São muitos os estudos que referem a importância de fazer pausas periódicas para tornar o dia menos esgotante e mais produtivo.
Adote esta máxima e propague-a pela empresa. A postura certamente vai agradar aos colaboradores e no fim do dia o trabalho rende mais, o que é bom para todos.
Uma das recomendações mais citadas aponta para uma pausa de 10 minutos por cada 90 minutos de trabalho.
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Paulo Leite de Magalhães
CEO
INOVFLOW
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