Na larga maioria das empresas já existe um sistema ERP em funcionamento. Não importa se estamos a falar de grandes ou pequenas e médias empresas, quase todas contam com esta útil ferramenta para gerir e controlar o seu negócio.
Mas a pergunta impõe-se: será que chegou a hora de trocar de ERP? A verdade é que pode já não corresponder às necessidades, às mudanças no mercado, às especificidades existentes ou à evolução tecnológica.
Assim sendo, é crítico agir e não protelar uma situação que está a impactar a eficiência e a não permitir aproveitar todas as potencialidades que um ERP pode oferecer.
De olho nos sinais de alerta
Existem quatro fatores que indicam que a decisão de trocar de ERP é a mais acertada, e aos quais deve prestar a máxima atenção.
- Dificuldade em utilizar o sistema e funcionalidades obsoletas
Os primeiros sinais de que algo não está bem são dados quando o software de gestão não é intuitivo.
Uma realidade que afeta a produtividade da equipa, com os colaboradores a gastarem muito mais tempo do que seria desejável para executar as suas tarefas.
O trabalho também poder ser muito agilizado quando as funcionalidades não são obsoletas. Será que o seu ERP acompanha tendências como a Inteligência Artificial, Advanced Analytics, Cloud, IoT e Mobilidade?
- Incidência de erros, problemas de compatibilização e maior necessidade de manutenção
Dependendo dos anos que já tem, o ERP pode apresentar uma série de pequenos erros, obrigando a repetidas paragens para manutenção e custos elevados/crescentes.
Por outro lado, as obrigações fiscais e laborais são atualizadas com frequência. Qual o grau de complexidade em considerá-las?
- ERP não é compatível com a visão do negócio
Toda as empresas evoluem e o ERP deverá também acompanhar essa evolução. E muitas vezes a ferramenta escolhida originalmente não tem robustez nem escalabilidade para tal. Uma situação que se torna mais evidente sempre que são implementados novos processos ou são necessárias novas integrações ou até novos tipos de relatórios ou inclusão de novas áreas de negócio.
- Deixa de haver um controlo e proteção eficaz de toda a informação
Este é, realmente, um problema mais grave já que poderá afetar a segurança e a integridade dos dados. Aqui torna-se muito urgente tomar uma ação.
E se o meu parceiro tecnológico não responder?
A questão não é apenas a tecnologia. Se está satisfeito com ela, e o problema for o nível de serviço prestado pelo parceiro tecnológico, impõe-se outra pergunta: será que chegou a hora de trocar de parceiro?
A resposta depende de uma série de fatores, mas, desde logo, sabemos que o sucesso de qualquer implementação está muito relacionado com o nível de serviço ao longo de toda a jornada: das reuniões iniciais de levantamento de requisitos ao acompanhamento posterior. Isto faz toda a diferença.
O parceiro tecnológico deve fazer o correto diagnóstico à situação atual, sugerir as otimizações a fazer nos processos, conhecer as particularidades do setor, sugerir a melhor solução, implementar as customizações e integrações necessárias, formar os utilizadores e prestar o posterior acompanhamento e suporte.
Sempre com uma atitude proativa e consultiva, e uma capacidade de entrega ímpar. Para que o investimento traga efetivos resultados e a solução evolua com o negócio, numa abordagem de melhoria contínua para responder a cada momento às suas necessidades.
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Paulo Gonçalves
Project Manager
INOVFLOW
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