Já não vivemos sem Wi-Fi, sem GPS, sem informação em tempo real. É assim na vida pessoal e tende a ser assim cada vez mais nas nossas empresas.
O nível de experiência com os serviços que nos rodeiam na vida privada é o que queremos obter na vida profissional e faz sentido que assim seja, mas o conceito de digital workplace vai muito além de implementar soluções digitais de forma desgarrada, quase que só “porque sim” e porque é moda.
Implementar um verdadeiro digital workplace é de facto uma questão de tecnologia, mas não se faz sem transformar processos e sem promover uma mudança cultural na organização.
Exige uma estratégia claramente adaptada às necessidades e especificidades de cada negócio, bem comunicada e com um roadmap capaz de fazer progredir resultados a um ritmo que equilibre da melhor forma o binómio custo/benefício.
Por onde começar?
Na definição da Gartner, digital workplace – ou espaço de trabalho digital – é aquele que possibilita novas e mais eficientes formas de trabalhar que aumentem a interação e a agilidade dos colaboradores através da tecnologia.
Para a maioria das empresas, a adoção de ferramentas colaborativas e de soluções de mobilidade constitui a porta de entrada neste mundo e é fácil perceber porquê.
Partilhar e co-criar documentos em qualquer local, ter acesso a repositórios partilhados de informação ou a ferramentas de videoconferência e de messaging para interagir com colegas e clientes distantes, como permitem hoje as ferramentas do Office 365 para empresas, traz vantagens óbvias e imediatas na produtividade e eficiência da empresa.
Mais ainda porque permitem fazê-lo a partir de um conjunto de ferramentas familiares para quem as utiliza, mas com padrões de configuração e segurança adaptados ao mundo empresarial.
Da mesma forma, ter acesso no telemóvel a um conjunto de aplicações de negócio que possibilitam trabalhar fora do escritório como se estivesse à sua secretária, representa ganhos de agilidade que seduzem qualquer gestor ou equipa.
Aspetos críticos para o sucesso: segurança
Tudo isto é parte integrante de um digital workplace, que só entregará todo o potencial ao negócio se for alinhado com uma estratégia de transformação de processos, onde se assuma claramente que o espaço físico de trabalho mudou.
Pode ser no escritório, em casa ou no cliente e, como tal, a rede e toda a infraestrutura da empresa têm de se adaptar a essa nova realidade. A segurança é um tema crítico nesta matéria.
Uma estratégia de mobilidade não pode avançar sem um modelo bem definido a este nível. É preciso definir que equipamentos e utilizadores podem ter acesso ao quê e garantir a conformidade com esses critérios, através por exemplo de uma solução de Enterprise Mobility Management (EMM).
Se a informação passa a estar disponível a partir de qualquer local, as ferramentas que protegem os dados e a própria rede têm de se adaptar a esta nova realidade.
Potenciar o investimento todos os dias: redesenhar processos
Num espaço de trabalho verdadeiramente digital, como já vimos, é preciso conseguir disponibilizar serviços tendo em conta o perfil de cada utilizador e a sua esfera de trabalho, independentemente do dispositivo a partir do qual trabalha.
Isto implica uma abordagem estratégica à construção deste digital workplace, que progressivamente vá transformando e optimizando processos, e que privilegie soluções que comuniquem entre si.
Isto garante, por exemplo, que uma compra registada no telemóvel possa começar a ser imediatamente processada ou que quem presta um serviço técnico no exterior consiga imputar desde logo os custos ao cliente respetivo ou que os colaboradores que insiram as despesas numa app possam vê-las pagas no recibo de ordenado – e que vá adequando a cultura da organização à mudança.
É importante definir um roadmap, escalar prioridades e adaptar cada processo às necessidades de um espaço de trabalho ubíquo, com o apoio de tecnologias e aplicações que facilitem este caminho.
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Como podemos ajudar?
FalNa INOVFLOW temos o know-how e a tecnologia para ajudar a sua empresa a criar um verdadeiro digital workplace, à medida das necessidades do negócio e no ritmo certo para maximizar todo o seu valor.
Paulo Leite de Magalhães
CEO
INOVFLOW
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