Um CMMS monitoriza tudo o que se passa em tempo real e é a sigla de “Computerized Maintenance Management System” ou Sistema de Gestão da Manutenção Computadorizado.
O CMMS visa tornar a gestão de manutenção em linha com a transformação digital e é utilizado para auxiliar na melhoria da manutenção dos mais diversos negócios.
Manter, classificar, resumir e exibir dados, o que significa gerar relatórios sobre todas as variáveis necessárias à boa gestão da manutenção nas empresas e, particularmente, sobre o material, os seus custos e as suas quantidades.
Como funciona um CMMS?
Na teoria, são 5 pilares a ter em conta:
1 | Criar um pedido de manutenção;
2 | Seguir o pedido em tempo real;
3 | Processar o pedido;
4 | Resolver a avaria;
5 | Arquivar os dados.
Os dados que são recolhidos e arquivados permitem posteriormente avaliar uma série de indicadores e criar métricas.
Além da gestão de manutenção é também incluída toda a gestão de ativos, de riscos e de stocks. Sendo que as métricas criadas são imprescindíveis na criação de um planeamento da manutenção preventiva e corretiva.
Porquê usar um CMMS para gestão de ativos?
A evolução das tecnologias ligadas à Indústria 4.0 está a desencadear rápidas mudanças sociais e económicas.
As empresas estão também a recolher mais dados do que nunca por isso, priorizar a análise de dados e adotar uma mentalidade orientada para os mesmos e para a globalização dos mesmos, será essencial para o sucesso.
Para muitas empresas, por estarem a crescer rapidamente e por terem uma grande quantidade de equipamentos, ter um CMMS significa melhorar a gestão de ativos.
Não só porque permite diminuir os custos com a manutenção, mas também para que o grau de satisfação dos clientes seja maior. O CMMS surge como o melhor aliado para alcançar estes objetivos.
Os benefícios de um CMMS
A capacidade de analisar todas as situações em tempo real – tanto no micro contexto de cada avaria, como no macro contexto da empresa – é uma das principais características da indústria 4.0.
1 | Apoiar as decisões em dados confiáveis e mensuráveis
Os dados recolhidos pelo CMMS podem gerar relatórios sobre as diversas tarefas de manutenção.
Pode calcular facilmente o downtime, o tempo médio entre avarias ou o tempo médio para reparar, entre outras métricas essenciais para perceber o que está a falhar e o que pode melhorar.
2 | Poupança a longo-prazo
Ao monitorizar tudo em tempo-real e ter relatórios sobre todas as métricas consegue tomar melhores decisões e medidas de otimização que resultam em poupança, maximização de lucro e de ROI: redução dos custos com manutenção, poupança em mão de obra, redução do desperdício de stocks e aumento da produtividade.
3 | Armazenamento em cloud: acessível a partir de qualquer localização
Os softwares de manutenção atuais têm informação que fica disponível a qualquer momento, para qualquer utilizador com autorização.
A maioria dos softwares-as-a-service (SaaS), a informação não fica guardada num serviço interno – mas sim numa cloud.
Tendo a opção do software estar disponível em cloud e on-premises, assegura o acesso permanente à informação em qualquer lugar.
4 | Facilita a comunicação e o trabalho colaborativo
A criação desses processos permite que seja mais fácil reportar uma avaria e resolvê-la.
No fundo, facilita a comunicação entre diferentes membros da equipa e promove um trabalho mais colaborativo.
Isto é uma das principais vantagens de adotar um CMMS em empresas com muitos funcionários e uma grande quantidade de ativos físicos.
Já para não falar no óbvio: quanto mais depressa resolver um problema, maior será a satisfação dos seus clientes.
5 | Negócio estruturado e com histórico – Possibilidade de integração com ERP
O CMMS não guarda apenas a informação atual. É possível criar uma base de dados de stocks, de pedidos de manutenção anteriores e dos relatórios de cada período.
Os automatismos desta solução permitem-lhe aumentar a operacionalidade e o tempo de vida útil dos ativos, acelerando o retorno do investimento efetuado.
Ou seja, há rastreabilidade dos dados. Isto permite fazer auditorias facilmente e avaliar a evolução da empresa.
A possibilidade de integração entre o software de manutenção e o software de gestão (ERP) tornou-se na conjugação perfeita entre a organização da informação e eficácia nos processos.
Este tipo de integração não só mantém o negócio organizado, como permite ao gestor um controlo mais eficaz de todas as ações comerciais pois deixa assim de perder tempo com informação duplicada.
6 | Impulsiona o crescimento da empresa
De forma a impulsionar o crescimento do negócio, esta é uma possibilidade que precisa de estar cada vez mais presente nas pequenas e médias empresas e é uma enorme mais valia haver a possibilidade de integrar o software a um ERP.
As empresas em pleno crescimento investem em softwares de manutenção. À medida que a empresa cresce, começa a ser impossível controlar todas as tarefas e avarias de maneira ‘tradicional’.
Ninguém tem uma memória ilimitada. Felizmente, pode programar o software de manutenção para receber notificações e lembretes como “fazer a inspeção periódica dos elevadores” ou “trocar o extintor que se está a aproximar do fim do prazo de validade”.
7 | Planear a manutenção preventiva e resolver a manutenção corretiva
Os equipamentos elétricos encontram-se no coração de todos negócios modernos, alimentando as máquinas e sistemas responsáveis por processos chaves.
Equipamentos vitais, tais como disjuntores ou transformadores, também são responsáveis pela segurança e proteção de pessoal e equipamento. Quando estes falham inesperadamente, os riscos de situações perigosas crescem.
Implementando uma estratégia efetiva de manutenção para a sua instalação de distribuição elétrica é, portanto, crucial.
Mas existem escolhas a serem feitas. As atitudes em relação à manutenção do equipamento evoluíram junto com a indústria.
A abordagem mais simples, chamada de manutenção corretiva, envolvem o reparo do equipamento apenas quando o mesmo falha e deixa de funcionar.
Tais intervenções geralmente resultam num prolongado tempo de paragem e consequentemente custos altos.
Conforme a indústria tem amadurecido, a ideia de “prevenção é melhor que a cura” tem vindo a introduzir a manutenção preventiva, realizando avaliações regulares do equipamento para reduzir a probabilidade de falhas.
Essa abordagem, combinada com diagnósticos regulares, otimiza o desempenho do seu negócio, e mantem os equipamentos confiáveis, produtivos e seguros a um custo regulado.
Como escolher um CMMS?
1 | Definição de objetivos
Garanta todas as funcionalidades que necessita para o dia-a-dia da sua empresa. Que expetativas é que o CMMS deve cumprir?
Nem todos os softwares de manutenção dispõem dos mesmos módulos, por isso definir objetivos é uma boa maneira de filtrar todas as ofertas do mercado.
2 | Simplicidade de utilização e adaptado à sua realidade
É crucial que haja sempre uma fase de transição/adaptação ao novo software, no entanto, se o mesmo for simples de usar, a fase de transição torna-se muito mais ágil, ajudando assim a garantir o retorno dos ativos e a resposta às necessidades.
3 | Avaliação preço/qualidade do software de manutenção
Quanto vai poupar em gestão de manutenção? Como é que vai conseguir otimizar a sua operação?
Estas e mais perguntas podem ser respondidas por um parceiro tecnológico com vários anos de experiência e que facilmente lhe dará todo o feedback necessário.
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Paulo Gonçalves
Project Manager
INOVFLOW
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