REGULAMENTO DE CANAL DE DENÚNCIA
A INOVFLOW cumpre a legislação e pretende criar um ambiente profissional em que todos os seus trabalhadores, fornecedores e clientes se comprometem a atuar de acordo com a legislação aplicável.
Na INOVFLOW promovemos uma cultura empresarial que se caracteriza pela total transparência e por isso temos o compromisso de criar todas as condições para que trabalhadores, fornecedores e clientes tenham a oportunidade de manifestar as suas preocupações sobre eventuais irregularidades, possíveis violações das leis ou do código de conduta.
A Lei n.º 93/2021 publicada em 20 de dezembro, cuja entrada em vigor ocorreu em 18 de junho de 2022, estabelece regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.
O presente Regulamento foi elaborado em conformidade com a lei supramencionada, cumprindo os seus requisitos.
Os mecanismos e procedimentos de receção, conservação e tratamento das denúncias abrangidos pelo presente Regulamento observam as normas de proteção de dados pessoais em vigor.
Esta proteção é extensível às pessoas singulares que auxiliem o denunciante no procedimento de denúncia e a terceiros ligados ao denunciante.
Capítulo I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
(Objeto)
O presente Regulamento tem como objetivo facultar um mecanismo de denúncia sobre as matérias abrangidas pelo mesmo, definindo as regras internas de receção, tratamento e arquivo das mesmas, de modo a promover um ambiente de trabalho ético, seguro e contribuir para a construção de uma sociedade mais justa.
Artigo 2.º
(Âmbito de Aplicação)
Consideram-se infrações os actos e omissões, dolosos ou negligentes, ainda que apenas na forma tentada, que consubstanciem violações de natureza ética ou legal, nomeadamente referentes aos domínios de:
a) Contratação pública;
b) Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
c) Conflito de interesses;
d) Corrupção, suborno e infrações conexas;
e) Assédio moral e sexual;
f) Discriminação;
g) Fraude e desfalque;
h) Furto ou roubo;
i) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
j) Crimes financeiros de qualquer natureza;
k) Violações das normas de segurança e saúde no trabalho;
l) Condutas que não estejam em conformidade com normas, regulamentos e/ou políticas e procedimentos internos da Inovflow.
Artigo 3.º
(Denunciante)
1. Entende-se por “denunciante” a pessoa singular que denuncie uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza desta atividade e do setor em que é exercida.
2. Para efeitos do número anterior podem ser considerados denunciantes:
a) trabalhadores/ ex-trabalhadores;
b) Fornecedores;
c) Clientes;
d) Candidatos a emprego;
e) Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua direção ou supervisão;
Artigo 4.º
(Condições de proteção)
1. Beneficia da proteção conferida pela lei o denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras, denuncie ou divulgue publicamente uma infração.
2. O denunciante anónimo que seja posteriormente identificado beneficia da proteção conferida pela lei, contanto que satisfaça as condições previstas no número anterior.
Capítulo II
Denúncia Interna
Artigo 5.º
(Responsável pelo tratamento das denúncias)
1. A gestão do canal de denúncia é da competência da Responsável dos Recursos Humanos, salvo se a denúncia o tiver como destinatário.
2. No caso da parte final do número anterior, aquele deve ser substituído por elemento que venha a ser designado pelo Conselho de Administração.
Artigo 6.º
(Apresentação de denúncia)
1. A apresentação de denúncias, pode ser efetuada por escrito ou verbalmente, de forma anónima ou com identificação do denunciante.
As denuncias podem ser efetuadas através dos seguintes canais disponíveis:
Linha telefónica:
- Telefone: 214 252 730
- Horário de atendimento: Segunda a sexta-feira, das 9h às 18h
- Idioma disponível: Português
- Pessoa de contato: Graciela Martins
Correio eletrónico:
- Endereço específico: denuncia@inovflow.pt
Instruções de envio da denúncia:
- No assunto da mensagem, escreva “Denúncia – Inovflow, S.A.”.
- No corpo da mensagem, descreva a denúncia com o máximo de detalhes possível.
- Anexe ficheiros relevantes à sua denúncia, se necessário.
- Escolha se deseja apresentar a denúncia de forma anónima ou identificada.
- Envie a sua denúncia e aguarde o nosso contacto
Artigo 7.º
(Seguimento da denúncia interna)
1. Para cada denúncia apresentada será iniciado um procedimento interno, sendo-lhe dado um número interno de identificação.
2. O Responsável pelo tratamento das denúncias notifica, no prazo de sete dias, o denunciante da receção da denúncia e informam-no, de forma clara e acessível, dos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa.
3. No seguimento da denúncia, o Responsável pelo tratamento das denúncias pratica os atos internos adequados à verificação das alegações aí contidas e, se for caso disso, à cessação da infração denunciada, inclusive através da abertura de um inquérito interno ou da comunicação.
4. O Responsável pelo tratamento das denúncias comunica ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia.
5. O denunciante pode requerer, a qualquer momento, que o Responsável pelo tratamento das denúncias lhe comunique o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.
6. Tratando-se de denúncia anónima será dado o mesmo seguimento e tratamento previsto nos números anteriores, com a exceção da realização de notificações e comunicações ao denunciante.
Artigo 8.º
(Arquivamento das Denúncias)
As denúncias serão arquivadas, não havendo lugar ao respetivo seguimento mediante decisão fundamentada a notificar ao denunciante, quando:
i. A infração denunciada é manifestamente irrelevante;
ii. A denúncia é repetida e não contém novos elementos de facto ou de direito que justifiquem um seguimento diferente do que foi dado relativamente à primeira denúncia.
Artigo 9.º
(Decisão)
Cessadas as diligências referidas no artigo anterior é emitida a decisão, fundamentada, devendo ser indicadas as medidas adotadas (ou a adotar) para mitigar o risco identificado e prevenir a reincidência das Infrações relatadas
Artigo 10.º
(Confidencialidade)
1. A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente, permitam deduzir a sua identidade, têm natureza confidencial e são de acesso restrito à pessoa responsável por receber ou dar seguimento a denúncias.
2. A obrigação de confidencialidade referida no número anterior estende-se a quem tiver recebido informações sobre denúncias, ainda que não responsável ou incompetente para a sua receção e tratamento
3. A identidade do denunciante só é divulgada em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.
4. A divulgação da informação é precedida de comunicação escrita ao denunciante indicando os motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados.
Artigo 11.º
(Tratamento de dados pessoais)
1. O tratamento de dados pessoais ao abrigo do presente Regulamento, incluindo o intercâmbio ou a transmissão de dados pessoais pelas autoridades competentes, observa o disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, na Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que
assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679, e na Lei n.º 59/2019, de 8 de agosto, que aprova as regras relativas ao tratamento de dados pessoais para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais ou de execução de sanções penais.
2. Os dados pessoais que manifestamente não forem relevantes para o tratamento da denúncia não são conservados, devendo ser imediatamente apagados.
Artigo 12.º
(Conservação de denúncias)
1. A Inovflow mantém o registo das denúncias recebidas que serão conservadas, pelo menos, durante o período de cinco anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
2. As denúncias apresentadas verbalmente, através de linha telefónica com gravação ou outro sistema de mensagem de voz gravada, são registadas, obtido o consentimento do denunciante, mediante:
a) Gravação da comunicação em suporte duradouro e recuperável; ou
b) Transcrição completa e exata da comunicação.
3. Caso o canal de denúncia verbal usado não permita a sua gravação, será lavrada uma ata fidedigna da comunicação.
4. No caso referido no n.º 2 será permitido ao denunciante ver, retificar e aprovar a transcrição ou ata da comunicação, assinando-a.
Capítulo III
Medidas de Proteção
Artigo 13.º
(Proibição de retaliação)
1. É proibido praticar atos de retaliação contra o denunciante.
2. Considera-se ato de retaliação o ato ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, possa causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais.
3. As ameaças e as tentativas dos atos e omissões referidos no número anterior são igualmente havidas como atos de retaliação.
4. Presumem-se motivados por denúncia interna, externa ou divulgação pública, até prova em contrário, os seguintes atos, quando praticados até dois anos após a denúncia ou divulgação pública:
a) Alterações das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;
b) Suspensão de contrato de trabalho;
c) Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;
d) Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;
e) Não renovação de um contrato de trabalho a termo;
f) Despedimento;
g) Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa;
h) Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços;
i) Revogação de ato ou resolução de contrato administrativo, conforme definidos nos termos do Código do Procedimento Administrativo.
5. A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública presume-se abusiva.
Artigo 14.º
(Relatório anual)
O Responsável elabora anualmente, até ao termo do primeiro mês do ano seguinte, um relatório dirigido ao Conselho de Administração com a descrição das denúncias recebidas e o respetivo seguimento, contendo os seguintes itens:
a) Referência interna atribuída à denúncia;
b) Data da receção da denúncia;
c) Descrição sumária dos factos;
e) Resultado da averiguação interna;
d) Estado do processo;
g) Medidas adotadas ou a adotar ou fundamentação para a não adoção de quaisquer medidas.
Artigo 15.º
(Utilização abusiva)
1. Nos termos gerais da lei, a utilização abusiva ou de má-fé do canal de denúncias poderá expor o seu autor a sanções disciplinares.
2. O denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa, designadamente, quando:
a) Não exista canal de denúncia interna;
b) Tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação;
c) Tenha inicialmente apresentado uma denúncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos
Capítulo IV
Disposições Finais
Artigo 16.º
(Integração de Lacunas)
Em casos de eventuais lacunas, no âmbito do presente Regulamento, as mesmas serão supridas tendo em conta a legislação em vigor.
