Na competitiva economia atual, é cada vez mais necessário que as empresas utilizem soluções que otimizem e automatizem processos para assegurar a rentabilidade da sua operação. As que se dedicam a comprar, armazenar e distribuir mercadorias deparam-se com desafios similares: prazos de entrega reduzidos, múltiplos canais de distribuição, mercado à escala global, clientes cada vez mais exigentes. Como responder a isto de forma ágil? Manualmente já sabemos que não funciona, pois exige demasiados recursos (financeiros, humanos e materiais), é excessivamente moroso e propenso a erros, e não permite uma monitorização em tempo real. Para se conseguir uma gestão eficaz, é fundamental saber como a tecnologia pode ser um importante aliado. Essa tecnologia é o denominado software de gestão de armazéns.
Um software de gestão de armazéns permite efetuar uma gestão a 360º de toda a operação, desde a organização e planeamento do armazenamento, até à distribuição da mercadoria e acompanhamento do estado da entrega. Isto inclui tarefas como a gestão de artigos, acompanhamento de todas as operações (rastreabilidade), gestão de terceiros (clientes e fornecedores), gestão de encomendas, gestão de rotas, receção, expedição, devoluções (de fornecedores e a clientes) e gestão das operações. E, claro, todas as atividades de armazém, desde a arrumação ao picking, passando pela reembalagem, kitting, inventário ou transferência entre armazéns.
Neste artigo, enumeramos três exemplos de processos que podem ser fortemente otimizados e automatizados com um software de gestão de armazéns:
1) Receção e conferência de mercadorias
Existe um conjunto de operações críticas que podem ter uma influencia muito negativa na rentabilidade do negócio, se não forem eficientes. Alguns exemplos incluem a contagem de mercadorias, o controlo de qualidade, a conferência de valores e quantidades, a avaliação do espaço disponível para armazenamento, a definição de localizações físicas de arrumação, as transferências entre armazéns, a gestão FIFO (primeiro entrar, primeiro a sair), LIFO (último a entrar, primeiro a sair) e FEFO (primeiro que expira prazo, primeiro a sair), a preparação do cross-docking, a organização de tarefas de arrumação e a emissão de relatórios de diferenças.
Um software de gestão de armazéns permite-lhe otimizar tudo isto através de automatismos que aceleram a execução e anulam os erros. Pode, por exemplo, aceder a um armazém virtual que automaticamente identifica a melhor localização para cada tipo de mercadoria. Graças à integração dos dados, toda a informação é registada no software. Assim, quando chega uma mercadoria, consulta em tempo real o estado de ocupação do armazém e ainda obtém uma sugestão automática de arrumação da mercadoria por corredores/racks, colunas, níveis, células, etc., considerando as caraterísticas da mesma e o modelo de armazenamento em vigor (FIFO, LIFO ou FEFO).
Por outro lado, a captura automática de dados por radiofrequência (RFID) é a solução para acabar com falhas tão comuns no processo de receção e conferência de mercadorias. A tecnologia RFID substitui as tradicionais etiquetas por etiquetas eletrónicas que geram uma identificação única e singular para cada objeto. A informação é captada por leitores estáticos, que eliminam tarefas desgastantes e morosas, trazendo vantagens como a mobilidade (transmissão de sinal para um leitor sem fios), produtividade (reduzindo tempos de leitura de vários volumes), rapidez na identificação dos artigos desconformes ou com problemas, e mais controlo (acompanhamento em tempo real do estado das tarefas planeadas).
E se optar pela integração desta tecnologia com o ERP existente na sua empresa, tem ainda mais benefícios do ponto de vista do controlo global do negócio.
Relativamente às devoluções, sabe bem as dores de cabeça que trazem quando são geridas de forma manual. Ao automatizar o processo com um software de gestão de armazéns, acelera e agiliza a criação de documentos de devolução, quer ao fornecedor quer ao cliente, regista e consulta as unidades devolvidas, o estado do produto, lote, data de validade e nº de série. Desta forma, dedica o tempo e os recursos às atividades estratégicas, sem nunca descuidar a satisfação do cliente.
2) Movimentação, preparação e expedição
Erros na caraterização dos artigos podem pôr em causa o trabalho de preparação dos pedidos (picking), a montagem dos kits (kitting), a organização dos packs (packing) ou a reembalagem. Um software de gestão de armazéns vem mitigá-los ao oferecer mecanismos que auxiliam e automatizam a classificação hierárquica dos artigos (famílias, subfamílias, etc.), a marcação (artigo principal para mudança de embalagem), a caraterização, a identificação das unidades logísticas e localizações para arrumação e picking, a identificação de artigos compostos para Kit, os artigos substitutos, os formatos de armazenamento, a receção e expedição; o controlo de lotes; as datas de validade; o nº de série e o controlo de qualidade, entre outras condições associadas aos artigos, que asseguram a sua correta gestão.
A própria organização dos fluxos de trabalho pode ser automatizada com um software de gestão de armazéns, tornando a equipa muito mais produtiva. Como? Sempre que dá entrada uma encomenda, o software sugere um conjunto de tarefas distribuídas de acordo com o perfil dos operadores, turnos e equipamentos que movimentam. As operações podem ser consultadas pelos operadores nos terminais de radiofrequência em tempo real. Também o gestor consegue monitorizar em tempo real a execução dos trabalhos planeados, as tarefas pendentes, as ações em curso e aquelas que já estão concluídas. Um sistema de alertas por SMS e e-mail garante que nada do que está planeado fica por concretizar.
3) Embarque, reabastecimento e entrega
Com base nas encomendas pendentes, um software de gestão de armazéns permite automatizar o processo de criação dos documentos de expedição e enviar a reserva de transporte para o transportador (selecionado mediante os custos, rotas, data/hora de saída, zona geográfica, entre outros critérios). Na confirmação do embarque também ganha eficiência, através da rápida criação de etiquetas de expedição (UCC/EAN 128) e confirmação das unidades de expedição com leitores de código de barras.
Ainda nesta área, com um software de gestão de armazéns nunca perde o rasto à mercadoria, pois a rastreabilidade é garantida e automatizada. Quando movimenta stocks dentro do armazém, o software indica imediatamente o local mais apropriado para a arrumação, integrando a informação entre armazéns, utilizadores e centros logísticos. Em qualquer altura pode conferir as quantidades das encomendas e guias criadas e registar não conformidades entre os documentos. Controla ainda os reabastecimentos de localizações de picking e obtém um inventário permanente e em tempo real dos artigos de cada armazém.
Na entrega das mercadorias, com um simples terminal o processo fica fechado na hora através de registo eletrónico. Rapidamente identifica o destinatário (nome, BI, morada, etc.), o meio de pagamento, confirma os volumes, regista anomalias e recolhe a assinatura digital do cliente. Após a finalização de uma entrega, o sistema central é automaticamente informado sobre o estado do serviço efetuado.
A cereja em cima do bolo é que tudo isto lhe permite tornar o negócio muito mais rentável, ter a equipa motivada e clientes satisfeitos, que recomendam e são fieis à sua empresa. De facto, um software de gestão de armazéns assegura a otimização e automatização dos processos que podem ir desde a receção da mercadoria, passando pelo planeamento das entregas, cargas das viaturas e rotas, confirmação das entregas e respetiva cobrança, até à gestão de incidências. Tudo é controlado a nível central, e em tempo real. Assim, onde quer que esteja, acompanha a evolução do estado de cada serviço, e a sua equipa e clientes também. Já fez as contas sobre a poupança que pode obter? E a eficiência?
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