Durante anos as empresas investiram em sistemas de informação, dando seguimento às suas estratégias de modernização e digitalização. Hoje, a braços com uma panóplia de sistemas dispersos, muitos deles desintegrados por vários departamentos, deparam-se com problemas de complexidade dos sistemas difíceis de gerir e cuja fatura é demasiado pesada e totalmente desadequada face aos conceitos de simplicidade, flexibilidade e agilidade que o mercado impõe para que sejam competitivas.
Nunca o keep it simple foi tão importante como agora, dependendo desta ideia a harmonização dos sistemas numa infraestrutura transversal e facilmente gerida a partir de um ponto.
No entanto, antes de chegarem ao ponto ideal, as organizações terão um longo caminho a percorrer em matéria de autoconhecimento, uma vez que não será possível medirem o nível de complexidade dos sistemas se não tiverem perfeita noção da sua realidade tecnológica e de todos os processos inerentes. Apanhados na rede, os gestores tendem a perder-se num emaranhado tecnológico, que representa um entrave ao desenvolvimento da estratégia de negócio e de inovação.
A complexidade deve ser tida como um alerta da performance e a sua redução é uma condição impreterível para que as organizações avancem com a transformação dos seus processos e para que se posicionem num mundo onde a concorrência dos negócios digitais nativos não dá margem para distrações. É assim preciso saber onde está e qual o impacto que exerce no negócio.
Há passos que a gestão pode dar para traçar o perfil da complexidade dos sistemas e conseguir agir:
1. Fazer uma autoanálise à infraestrutura atual e identificar bottlenecks. Saber as aplicações que estão instaladas, quem usa, para que servem, onde estão alojadas e que tipo de integrações sustentam é essencial para mapear a arquitetura tecnológica. Desta forma será mais fácil identificar problemas.
2. Há falhas? Onde estão? Saber exatamente em que ponto os sistemas informáticos deixam de corresponder às exigências do negócio é um trunfo importante, uma fez que estes pontos de ineficiência têm de ser eliminados para que as aplicações façam bem a sua função, ou seja, auxiliem o negócio em vez de o atrapalhar.
3. Ajustar os custos operacionais, identificando exatamente o que se gasta em cada área e as economias que podem ser geradas por um processo de otimização ou renegociação. A cloud ou o outsourcing são recursos que podem marcar pontos neste campo.
4. Definir uma estratégia é essencial para prevenir erros e para garantir uma resposta proativa a imprevistos. Ao planear as várias ações, decisões e projetos, os gestores conseguem mais facilmente identificar pontos de melhoria e gerir o orçamento.
5. Investir na inovação é obrigatório. Encontrar os pontos fracos no plano de custos e eliminá-los vai permitir libertar capital que deve ser redirecionado para a inovação dos sistemas informáticos que sustentam os processos de negócio. Esse investimento deve estar enquadrado na estratégia definida.
Feito o diagnóstico e mapeados os recursos e os processos, a gestão deve procurar simplificar a complexidade, eliminar o que não acrescenta valor, integrar o que está disperso, e acrescentar o que de facto faz a diferença na otimização. Nunca esquecer que uma gestão pouco eficaz da infraestrutura de TI compromete seriamente a eficiência, a produtividade e a operacionalidade da empresa.
Para além dos vários standards de gestão que poderão guiar os responsáveis de TI por um conjunto de boas práticas, como o CobiT, o ITIL, o CMM e o PMI, as empresas poderão ainda recorrer a um parceiro externo que apoie e acelere esta descomplicação, cuja fórmula deverá incluir, para além da infraestrutura, pessoas, processos, metodologias e métricas. Alinhado com os objetivos do negócio da empresa, este parceiro poderá conduzir a gestão de TI por novos caminhos e abordagens, potenciando o que já existe, e transformando o complexo em simples e a inovação em valor para o negócio.
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